会議が長い！人生の無駄を省く会議効率化の方法

日常的に開かれる会議を短くできたら、もっと仕事が捗ると思いませんか？

今日は、だらだらと長時間になっちゃう会議を短く、且つ生産性のある会議にするコツを書きます。

さて、あなたが会議に参加する側だったら、次のように参加依頼を打診されたらどうでしょう？

「明日10時より、開発プロジェクトに関する会議を開催します。
各自プロジェクト資料を持ってきてください。」

この内容でわかるのは次の３つです。

日　時：明日１０時
内　容：開発プロジェクトに関する会議
持ち物：プロジェクト資料

これでは長時間コースの会議になり、且つ何も決まらない無駄な時間を過ごさなければならないことは必至です。

こんな会議は主催者のちょっとした配慮で劇的に変えられます。


それでは会議のコツを。

無駄な会議を無くす事前準備

1. 時間を決める。
   
   会議の開始時刻だけではなく、終了時刻も決めましょう。時間が限られているからこそ、集中して議論できます。「答えが出るまで会議します！」とか言っちゃう人には会議を開催する資格はありません。
2. 会議の目的とゴールを具体的に決める。
   
   なぜ会議を開かなければならないのかをよく考えて下さい。目的がボヤけた会議は、あれもこれもと話の収拾がつかなくなり、人件費をかけて何も得られない言わば給料を貰って遊んでることになります。だから、きちんと目的を決め、どうなれば目的がクリアされるのかをアジェンダに落とし込んで会議に挑みましょう。
   
   ■悪い会議の目的例（こんな会議は無駄なので参加しないようにしましょう！）
   ・○○プロジェクトに関する方向性の検討
   ・○○プロジェクトについて話し合いたい
   ※目的も曖昧でゴールも無い
   
   ■良い会議の目的例
   ・○○プロジェクトで来週から始まる要件定義に際して、必要機能の洗い出しとクライアント確認事項を決定したい。
   ・○○プロジェクトで現状起きている障害を解決すべく、各員の見解を伺い解決策を導きたい。
   ※目的も具体的でゴールが明確。
3. 1,2を事前にメールまたは書面で関係メンバーに共有する。
   
   慣れ親しんだプロジェクトメンバーでも事前にきちんと伝えるべきです。告知は早ければ早いほどメンバーに考える時間を与えられるので、有効な回答を得られる可能性がぐーんとあがります。

生産性の高い会議をする

1. 改めて目的とゴールと時間を伝える。
   
   事前に告知しているからとは言え、メンバーが概要を分かっている前提で、なし崩し的に進めてはいけません、一呼吸置いて、会議の目的・ゴール・終了時間を大きな声で伝えましょう。
2. 参加者全員から有効な発言を引き出す。
   
   意欲のある人は意識せずとも発言してくれますが、問題は隅で俯いて資料をずーっと眺めている人です。この人にはざっくりとした質問じゃなくて、その人の専門領域を活かした回答をさせるように質問してください。すると会議を自分事化し発言してくれるようになります。
3. 本線に戻す勇気を振り絞る
   
   自分より立場が上のメンバーは面倒なものです。自分を優位に立たせたい為、会議の主催者が決めた目的とゴールを破棄し、会議を乗っ取ろうとします。話のトピックがずれてきたと感じたら、勇気をもってこう言いましょう。「時間が僅かになってきたので、今決めなければならないことを話ましょう」と。
4. 会議のおさらいをする。
   
   無事ゴールがクリアされたら時間が余っていたとしてもだらだらと世間話をする必要はありません。決めたことをおさらいし認識の齟齬が無いことを確認し終了します。早く終わればその分早く他の仕事に取り掛かれます。

終わったら議事録に記しましょう。議事録の書き方はまた後日に。

これでだらだらと長い無駄な会議は無くなります。